O nas

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w Wodociągach Białostockich Sp. z o.o. w Białymstoku

1. WSTĘP

1.1  Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się w Wodociągach Białostockich Sp. z o.o. w Białymstoku Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).

1.2 Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Wodociągach Białostockich Sp. z o.o. w Białymstoku i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

1.3 Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji z zakładową organizacją związkową NSZZ Solidarność oraz Związkiem Zawodowym Pracowników Technicznych Wodociągów Białostockich.

1.4 Każda z osób świadczących pracę w Wodociągach Białostockich Sp. z o.o. w Białymstoku zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.

2. DEFINICJE

Działania następcze – podjęte na skutek złożenia Zgłoszenia działania w celu oceny prawdziwości zawartych w nim informacji oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa – będącemu przedmiotem Zgłoszenia – w szczególności przez: Postępowanie Wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procesu realizowanego w ramach niniejszej Procedury.

Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, mające miejsce w Kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym, zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub może  wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście (w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście).

Informacja o naruszeniu prawa – informacja (w tym uzasadnione podejrzenie) o zaistniałym lub potencjalnym naruszeniu prawa (ew. o próbie ukrycia takiego naruszenia) do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie  - w Spółce, w której Sygnalista pracuje, pracował lub uczestniczył w rekrutacji czy innych negocjacjach przed zawarciem z nią umowy; lub  w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w Kontekście związanym z pracą.

Informacja zwrotna – przekazana Sygnaliście informacja o planowanych lub podjętych Działaniach następczych i o powodach takich działań.

Kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia, inaczej: „Kanał”.

Komisja Wyjaśniająca – organ powołany przez Spółkę w celu rozpoznania Zgłoszenia w Postępowaniu Wyjaśniającym; inaczej: „Komisja”.

Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania (związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, albo pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz), w ramach których uzyskano Informację o naruszeniu prawa i istnieje możliwość doświadczenia Działania odwetowego.

Koordynator ds. Zgłoszeń ­– wyznaczona przez Zarząd Spółki osoba, powołana w celu rozpoznania Zgłoszenia, przeprowadzenia Działań następczych oraz komunikacji z Sygnalistą; inaczej: „Koordynator”.

Osoba, której dotyczy Zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w Zgłoszeniu jako sprawca naruszenia prawa lub jako osoba, z którą ten sprawca jest powiązany.

Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna pomagająca Sygnaliście w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna być ujawniona.

Osoba powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć Działania odwetowego, w tym współpracownik lub osoba najbliższa Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r., poz. 17).

Platforma zgłoszeniowa – szyfrowany system informatyczny służący dokonywaniu Zgłoszeń za pomocą formularza online znajdującego się na stronie internetowej www.sygnanet.pl/wobi/pl (aktywny odnośnik „Sygnalista” na stronie www.wobi.pl) i pozwalający na komunikację z Sygnalistą.

Postępowanie Wyjaśniające – postępowanie wewnętrzne prowadzone przez Komisję Wyjaśniającą
w celu rozpoznania Zgłoszenia.

Procedura – niniejsza procedura, inaczej: „Procedura zgłoszeń wewnętrznych”.

Raport – dokument przyjęty przez Komisję Wyjaśniającą na skutek Postępowania Wyjaśniającego
i przekazany Zarządowi lub Radzie Nadzorczej Spółki (w zależności od kontekstu Zgłoszenia).

Rejestr zgłoszeń – rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony przez Spółkę.

Rozstrzygnięcie – decyzja wydana przez Zarząd lub Radę Nadzorczą Spółki (w zależności od kontekstu Zgłoszenia) na skutek zakończenia Postępowania Wyjaśniającego.

Spółka – Wodociągi Białostockie Sp. z o.o. w Białymstoku.

Sygnalista – osoba fizyczna, która dokonuje Zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego) lub ujawnienia publicznego Informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w Kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia, czy współpracy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Zgłoszenie – zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa złożone zgodnie z wymogami Procedury
i zawierające Informację o naruszeniu prawa (złożone ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem Platformy).

Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu w rozumieniu art. 2 pkt 6) Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024, poz. 928).

3. WEWNĘTRZNE ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA

3.1 Przedmiotem Zgłoszenia może być naruszenie prawa poprzez działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem albo mające na celu obejście prawa, dotyczące następujących obszarów:

a) korupcji;

b) zamówień publicznych;

c) usług, produktów i rynków finansowych;

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f) bezpieczeństwa transportu;

g) ochrony środowiska;

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k) zdrowia publicznego;

l) ochrony konsumentów;

m) ochrony prywatności i danych osobowych;

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w wypunktowanych wyżej obszarach.

3.2 Zgłoszenie może zostać złożone przez Sygnalistę, w szczególności przez:

a) kandydata do pracy, który powziął wiedzę na temat naruszeń prawa w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji prowadzonych w celu wykonywania pracy na jakiejkolwiek podstawie prawnej;

b) pracownika lub pracownika tymczasowego;

c) współpracownika rozumianego jako osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług);

d) prokurenta;

e) członka organów Spółki;

f) stażystę, wolontariusza lub praktykanta;

g) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców lub dostawców, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

h) osobę wyżej wymienioną (ppkt b-g) także po ustaniu stosunku prawnego.

3.3 Zgłoszenie obejmuje Informację o naruszeniu prawa, tj. może nastąpić na skutek wiedzy o naruszeniu prawa lub uzasadnionego podejrzenia i może dotyczyć tak zaistniałego naruszenia prawa, jak i potencjalnego, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie albo obejmować informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

4. KANAŁY ZGŁASZANIA NARUSZENIA PRAWA

4.1 Wybór kanału dokonania Zgłoszenia naruszenia prawa należy do Sygnalisty, a żadna osoba działająca w imieniu lub na rzecz Spółki nie może wpływać pośrednio lub bezpośrednio na podjęcie tej decyzji.
Za wpływanie na podjęcie decyzji nie będzie uznane udzielenie informacji na temat możliwych kanałów zgłaszania ani wyjaśnienie reguł określonych w Procedurze lub powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

4.2 Sygnalista może dokonywać zgłoszenia:

a) za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego, dostępnego na  Platformie zgłoszeniowej (aktywny odnośnik „Sygnalista” na stronie www.wobi.pl);

b) pisemnie w kopercie, przesyłając na adres Spółki;

c) ustnie, podczas rozmowy z Koordynatorem.

4.3 Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości kanałami: formularz online na Platformie zgłoszeniowej i pisemne w kopercie, pod warunkiem utrzymania ­zdolności do Działań następczych. Kanał polegający na rozmowie z Koordynatorem nie przewiduje zgłoszeń anonimowych.

4.4 Formularz internetowy pozwala na prowadzenie szyfrowanej komunikacji z Sygnalistą, któremu po dokonaniu Zgłoszenia zostaje przypisany numeryczny login i hasło (Potwierdzenie nadania zgłoszenia), za pomocą których może on zalogować się w celu zapoznania się z treścią złożonego Zgłoszenia
i prowadzenia komunikacji z Koordynatorem.

4.5 Zgłoszenie pisemne odbywa się przy wykorzystaniu wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Procedury, przesłanego pocztą na adres Spółki: 15-950 Białystok, ul. Młynowa 52/1 z dopiskiem na zamkniętej kopercie: „Koordynator ds. Zgłoszeń, poufne”. Koperta, bez jej otwarcia, przekazywana jest Koordynatorowi do rąk własnych. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia  Zgłoszenia (pod warunkiem podania przez Sygnalistę adresu do kontaktu). W przypadku Zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje Zgłoszenia.

4.6 Zgłoszenie ustne polega na spotkaniu Sygnalisty z Koordynatorem, które odbywa się w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o takie spotkanie. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne jest dokumentowane w formie: nagrania rozmowy (umożliwiającego jej wyszukanie) albo protokołu rozmowy (odzwierciedlającego jej dokładny przebieg). Sygnalista w takim przypadku może zapoznać się z protokołem i ewentualnie poprawić jego treść. Zarejestrowanie Zgłoszenia wymaga akceptacji protokołu przez Sygnalistę.

5. DOKONYWANIE ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

5.1 Osoba dokonująca Zgłoszenia może podać swój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, które będą traktowane jako „adres do kontaktu”.

5.2 Zgłoszenie powinno wskazywać przejrzyste i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Informacji
o naruszeniu prawa i zawierać co najmniej:

a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę pozyskania wiadomości o naruszeniu prawa;

b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;

c) wskazanie osoby, której dotyczy Zgłoszenie;

d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;

e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;

f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia;

g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

5.3 Sygnalista, na każdym etapie po złożeniu Zgłoszenia aż do jego rozpoznania, może uzupełnić Zgłoszenie, m.in. złożyć nowe dowody czy wnioskować o przeprowadzenie określonych dowodów.

5.4 Osoba dokonująca Zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę oraz w złej wierze (tzn. wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło) nie jest objęta ochroną przewidzianą dla Sygnalistów przewidzianą w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).

5.5 Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

5.6 Ustalenie w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, że w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, może skutkować pociągnięciem Sygnalisty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Fakt ten może być też uznany za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary – na podstawie umowy cywilnoprawnej – niezgodne z prawdą zgłoszenie może skutkować rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy.

5.7 Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

6. ANALIZA ZGŁOSZENIA, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

6.1 Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Koordynator, odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i inicjowanie działań następczych.

6.2 Koordynator przyjmuje Zgłoszenie, podejmuje komunikację z Sygnalistą (z wyjątkiem Zgłoszenia pisemnego w kopercie, jeśli nie podano adresu zwrotnego) oraz inicjuje Działania następcze.

6.3 Po otrzymaniu Zgłoszenia Koordynator (w zależności od charakteru zgłoszenia – samodzielnie lub w powołanej na jego wniosek Komisji) podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą. Występuje o dodatkowe informacje (o ile jest to uzasadnione) i przekazuje Informację zwrotną dotyczącą Zgłoszenia.

6.4 W zależności od zakresu Zgłoszenia lub osoby, której ono dotyczy, Koordynator może przekazać zgłoszenie do Zarządu Spółki.

6.5 W przypadku gdy Zgłoszenie dotyczy bezpośrednio Członków Zarządu Spółki, Koordynator przekazuje je Przewodniczącemu Rady Nadzorczej Spółki (lub osobie przez niego wyznaczonej) w celu podjęcia ostatecznej decyzji odnośnie dalszych działań.

6.6 Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.

6.7 Koordynator/Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od Postępowania Wyjaśniającego, gdy z treści Zgłoszenia wynika, że jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do wyjaśnienia sprawy.

6.8 Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.

6.9 W uzasadnionych przypadkach, do udziału w Postępowaniu Wyjaśniającym Komisja może zaangażować przedstawicieli komórek organizacyjnych Spółki lub niezależnych konsultantów.

6.10 Komisja rozpoznaje Zgłoszenie, podejmuje Działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od jego dokonania.

6.11 Po przeprowadzeniu Postępowania Wyjaśniającego Komisja ocenia zasadność Zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Komisja wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje w celu wyeliminowania i zapobiegania tożsamym lub podobnym do opisanych w Zgłoszeniu naruszeniom w przyszłości.

6.12 W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia, Komisja niezwłocznie przekazuje Sygnaliście oraz Osobie, której dotyczy zgłoszenie informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

6.13 Na czas dłuższej nieobecności Koordynatora w pracy powoływana jest osoba zastępująca, która w tym okresie przejmuje jego upoważnienia i uprawnienia. Jeśli w tym terminie zostaje przyjęte nowe Zgłoszenie, Koordynator po powrocie do obowiązków służbowych staje się automatycznie członkiem Komisji Wyjaśniającej.

6.14 W ramach Postępowania Wyjaśniającego Komisja jest uprawniona do rozmów z osobami, które mogą posiadać istotną dla rozpatrywanej sprawy wiedzę, badania dokumentów lub kierowania zapytań do odpowiednich podmiotów.

6.15 Spotkania Komisji odbywają się w sposób zapewniający maksymalną możliwą poufność.

6.16 Pracownik lub współpracownik Spółki jest zobowiązany do stawienia się na wezwanie Komisji Wyjaśniającej lub udzielenia odpowiedzi czy też przedstawienia dokumentu, w którego jest posiadaniu (wezwanie w tym względzie poczytuje się za polecenie służbowe). Obowiązek ten nie dotyczy Sygnalisty.

6.17 Każda osoba biorąca udział w Postępowaniu Wyjaśniającym jest obowiązana do zachowania poufności co do okoliczności, o których dowiedziała się podczas tych czynności, co potwierdza podpisując oświadczenie o obowiązku zachowania poufności.

6.18 Komisja nie przekazuje uczestnikom postępowania treści Zgłoszenia i nie informuje ich o personaliach: Sygnalisty, Osoby, której dotyczy Zgłoszenie ani osób trzecich wskazanych w Zgłoszeniu.

6.19 Na skutek rozpoznania Zgłoszenia Komisja przygotowuje Raport, zawierający następujące kategorie informacji:

a) opis przedmiotu Zgłoszenia;

b) opis podjętych czynności w Postępowaniu Wyjaśniającym;

c) opis ustalonego stanu faktycznego;

d) wnioski z Postępowania Wyjaśniającego, m.in. czy Zgłoszenie jest zasadne, niezasadne lub częściowo zasadne;

e) ewentualne rekomendacje dalszych Działań następczych lub działań naprawczych do podjęcia na skutek przeprowadzonego Postępowania Wyjaśniającego.

6.20 Komisja Wyjaśniająca przekazuje Zarządowi/Radzie Nadzorczej Spółki Raport w terminie 3 dni od jego wydania. Zarząd/Rada Nadzorcza wydaje Rozstrzygnięcie na podstawie Raportu w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. O wyniku sprawy i przedmiocie Rozstrzygnięcia Zarząd/Rada Nadzorcza informuje Koordynatora niezwłocznie po jego przyjęciu. Koordynator niezwłocznie przekazuje informację o wyniku sprawy i przedmiocie Rozstrzygnięcia Sygnaliście, jeśli podał dane do kontaktu.

7. ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

7.1 Ochronie przed Działaniami odwetowymi podlegają osoby zaangażowane w złożenie Zgłoszenia lub Postępowanie Wyjaśniające, w szczególności: Sygnalista, Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia, Osoba powiązana z Sygnalistą, świadek w Postępowaniu Wyjaśniającym. Obowiązuje ona od chwili dokonania Zgłoszenia, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że stanowi Informację o naruszeniu prawa.

7.2 Zakazanymi Działaniami odwetowymi są w szczególności:

a) odmowa nawiązania stosunku pracy;

b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;

f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;

h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;

i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;

k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze;

n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

o) mobbing;

p) dyskryminacja;

r) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

s) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

t) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

u) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

v) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

w) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

7.3 Za działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się też groźbę lub próbę zastosowania środków wyszczególnionych powyżej.

7.4 Zarząd Spółki udziela osobom narażonym na Działania odwetowe wsparcia w celu zapobieżenia wystąpieniu tych działań.

7.5 Zakaz Działań odwetowych obowiązuje także wówczas, gdy na skutek działań następczych okaże się, że Zgłoszenie było bezzasadne (nie dotyczy to osób składających fałszywe oskarżenie lub fałszywe wyjaśnienia w związku ze Zgłoszeniem).

8. DANE OSOBOWE

8.1 Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie. Dotyczy to również Osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu lub w toku Postępowania Wyjaśniającego, bez względu na to, czy udziela wyjaśnień w toku Postępowania, czy nie.

8.2 Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Koordynatora. Koordynator i Komisja są zobowiązani podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

8.3 Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności analogicznie jak tożsamość Sygnalisty.

8.4 Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są usuwane w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

9. REJESTR ZGŁOSZEŃ

9.1 Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.

9.2 Rejestr zgłoszeń zawiera:

a) numer zgłoszenia;

b) przedmiot naruszenia prawa;

c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d) adres do kontaktu Sygnalisty;

e) datę dokonania Zgłoszenia;

f) informację o podjętych Działaniach następczych;

g) datę zakończenia sprawy wywołanej Zgłoszeniem.

9.3 Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

10. INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

10.1 Zgłoszenie – z pominięciem Procedury – może w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego. Jest to szczególnie zasadne, gdy w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej nie podjęto w Spółce działań następczych lub brakuje Informacji zwrotnej, lub kiedy Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może bezpośrednio lub w sposób oczywisty zagrażać interesowi publicznemu – chodzi tu głównie o ryzyko nieodwracalnej szkody, narażenie na Działania odwetowe, czy też jeśli w przypadku Zgłoszenia wewnętrznego istnieje małe prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa (z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, np. możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy ze sprawcą naruszenia prawa lub udziału w naruszeniu prawa).

10.2 Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).

10.3 Celem Spółki jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych. Z tego powodu Spółka zachęca do korzystania z Procedury, kiedy możliwe jest zaradzenie naruszeniu prawa w ramach struktury Spółki.

11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

11.1 Procedura jest poddawana stałemu monitorowaniu pod względem:

a) zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;

b) skuteczności zastosowanych w niej mechanizmów;

c) prawidłowości podejmowanych na jej podstawie czynności.

11.2 Procedura nie wyłącza praw i obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

11.3 Procedura wchodzi w życie z dniem 17.10.2024 r., tj. po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce.

11.4 Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Spółki: www.wobi.pl .

12. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO PROCEDURY

• Załącznik nr 1 – Formularz Zgłoszenia wewnętrznego;
• Załącznik nr 2 – Upoważnienie dla Koordynatora ds. Zgłoszeń;
• Załącznik nr 3 – Upoważnienie dla Członka/Konsultanta Komisji Wyjaśniającej Zgłoszenie;
• Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty;
• Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty
  w przypadku podania jego tożsamości;
• Załącznik nr 6 – Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty.

Koordynator ds. Zgłoszeń – tel. (85) 74 58 169

Załączniki do Procedury

Formularz Zgłoszenia wewnętrznego o naruszeniu prawa